УК Соло автоматизировала управление документами с помощью 1С:Документооборота 8

Управляющая фирма "Соло" совместно с партнером по внедрению Группой компаний "СофтБаланс" завершила внедрение программного продукта "1С:Документооборот 8". Организация позволила основать учет внутренних и внешних документов в единой информационной базе, автоматизировать процедуры их согласования, говорится в сообщении "СофтБаланса".

На данный миг 25 пользователей бойко используют информационную систему для ввода и согласования документов, извлечения необходимой информации из архива документов. Получив первые положительные результаты, руководство УК "Соло" планирует расширение сферы использования "1С:Документооборота" и повышение числа активных пользователей до 50, а в перспективе до 100.

УК "Соло" занимается управлением большим количеством объектов коммерческой недвижимости, а ещё строительством и проектированием новых объектов, вследствие чего посредством секретариат проходят каждый день десятки входящих и исходящих документов. Помимо того, в процессе становления и развития компании был накоплен крупный объем положений и регламентов в виде внутренних документов. В ходе увеличения бумажного документооборота стало возникать всё больше ошибок, связанных с потерей документов, с невозможностью контролировать сроки исполнения и согласования документов. Для повышения эффективности работы компании руководство приняло вывод выстроить электронный документооборот. Приоритетными задачами автоматизации были упорядочение хранения накопленных внутренних документов и систематизация входящих и исходящих документов, отметили в "СофтБалансе".

В ходе выбора системы автоматизации УК "Соло" рассматривала различные системы документооборота. В результате было выбрано заключение "1С:Документооборот 8" на новой платформе "1С:Предприятие 8.2". Основными критериями выбора решения послужили: функциональность, позитивный навык использования других систем на базе "1С:Предприятие 8". Вероятность использования лицензий от раньше приобретенных продуктов семейства "1С:Предприятие 8" позволила оптимизировать расходы на приобретение системы.

Благодаря гибкости типового решения, специалистам "СофтБаланса" потребовалось всего две недели, чтобы ввести систему в эксплуатацию. За тот самый отрезок времени были реализованы следующие задачи: формализованы имеющиеся процессы документооборота в компании; построен эскиз системы в рамках функционала типовой конфигурации "1С:Документооборот", проработана архитектура справочной информации; разработаны шаблоны бизнес-процессов для ознакомления, согласования и исполнения внутренних и внешних документов; произведено первичное обучение пользователей работе в системе.

Система "1С:Документооборот 8" позволила автоматизировать большую доля задач электронного документооборота в компании: все входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются секретариатом в единой информационной системе, что обеспечило упорядоченный ввод документов (для учета документов разработана классификация видов документов, в соответствии с которой документам присваиваются уникальные номера); входящие и исходящие документы имеют привязку к контрагенту, что позволяет сотрудникам резво "поднять" всю историю переписки по контрагенту; для хранения внутренних документов разработан иерархический справочник в соответствии с подразделениями и видами внутренних документов, что позволило систематизировать весь архив документов; разработаны шаблоны бизнес-процессов для разных видов документов и в соответствии с этими шаблонами автоматизированы процедуры согласования, исполнения и ознакомления сотрудников с документами (автоматизация соответствующих процедур обеспечила соблюдение исполнительской дисциплины); возможности полнотекстового поиска данных позволяют любому сотруднику оперативно отыскивать и обретать требуемую информацию; возможности гибкой настройки прав доступа позволили разграничить доступ пользователей к документам и задачам по нескольким параметрам, например, по видам документов, грифам секретности, авторам задач, принадлежности документа подразделению.

"Руководство поставило перед нами задачу внедрения автоматизированной системы электронного документооборота в жесткие сроки - запуск планировался на январь 2010 года, - рассказал босс по информационным технологиям ООО "Соло" Фёдор Бутрамеев. - Возможности "1С:Документооборота" и квалификация специалистов "СофтБаланс" позволили уложиться в заданные сроки, при этом кроме первоначально планировавшейся автоматизации хранения документов была кроме того внедрена подсистема бизнес-процессов". По его словам, в результате внедрения "1С:Документооборота 8" "прекратились "потери" документов, прыть прохождения документа "по инстанциям" внутри компании возросла на 40%. Благодаря применению механизма бизнес-процессов мы смогли усилить надзор за выполняемыми работами".

В планах компании "Соло" - увеличение количества пользователей системы и формирование функционального использования бизнес-процессов. Кроме того, планируется внедрение блока учета рабочего времени для расчета временных затрат сотрудников некоторых подразделений.

Keywords: