Спецгазремстрой автоматизировал документооборот с помощью БИТ

Компания "1С:Бухучет и Торговля" (БИТ) завершила план по автоматизации документооборота в компании "Спецгазремстрой". По результатам проекта сроки согласования документации в компании сократились в немного раз, говорится в сообщении БИТ.

Решение об автоматизации документооборота в "Спецгазремстрое" было принято с целью снизить трудозатраты и пора согласования документов, упорядочить процессы работы с документацией. Как рассказал Леонид Якушев, ИТ-директор компании "Спецгазремстрой", "документооборот у нас характеризуется значительным числом входящих и исходящих документов, которые требуют внутреннего согласования. Процессы согласования итерационны и занимают как собак нерезаных времени, не говоря уже о человеческом факторе, ввиду которого могли встречаться сбои при движении документов внутри компании. Подобная обстановка перестала улаживать руководство".

В итоге было принято заключение о внедрении электронной системы документооборота, которая может быть адаптирована под специфику ведения документов в компании. Во внедрении системы принимала участие фирма БИТ. Основная ступень проекта была завершена за 2 месяца, автоматизировано 12 рабочих мест.

По информации БИТ, в результате проекта формализован и упрощен ход согласования документов. В настоящее время информационная организация отслеживает этапы согласования документов и работу ответственных за него лиц, а кроме того сохраняет версии и историю работы с каждым документом. Все это позволило повысить прозрачность движения документов по внутренней схеме согласования, улучшить надзор и управляемость документооборотом.

В то же время, в рамках проекта настроено взаимодействие новой системы с электронной почтой. Благодаря этому пользователи в настоящий момент получают напоминания о важных задачах без обязательного входа в систему.

Подводя итоги проекта, Леонид Якушев отметил: "Внедренная система электронного документооборота существенно снизила потери времени на обработку движения документов, проект продолжает рскручиваться в соответствии с потребностями бизнеса".

Keywords: